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ORGANIZAR E CONFIGURAR UMA BIBLIOTECA DO SHAREPOINT

Assista o vídeo.

https://support.office.com/pt-br/article/Treinamento-Organizar-e-configurar-uma-biblioteca-do-SharePoint-20012a45-ab01-4b4d-a92c-af22c5dc30c9?ui=pt-BR&rs=pt-BR&ad=BR

 

Há várias maneiras de organizar e gerenciar suas bibliotecas do SharePoint. Este curso intermediário ensina a criar e usar pastas, classificar e filtrar com colunas, criar modos de exibição personalizados de itens na biblioteca e como restringir o acesso a uma biblioteca.

 

 

Criar pastas em uma biblioteca

  1. Navegue até a biblioteca na qual você deseja criar uma pasta.
  2. Na guia Arquivos, escolha Nova Pasta.
  3. Insira um nome para a pasta e escolha a opção Salvar.


Adicionar colunas a uma biblioteca

  1. Navegue até a biblioteca à qual você deseja adicionar colunas.
  2. Na guia Biblioteca, escolha Configurações da Biblioteca.
  3. Role para baixo até a seção Colunas e escolha Adicionar a partir de colunas de sites existentes.
  4. Em Colunas de sites disponíveis, escolha e adicione as colunas que você deseja em sua biblioteca e, depois, clique em OK.


 

Criar um modo de exibição personalizado dos itens em sua biblioteca

  1. Navegue até a biblioteca para a qual você deseja criar um modo de exibição
  2. Na guia Biblioteca, escolha Criar Modo de Exibição.

  1. Se quiser começar com um modo de exibição existente, selecione o modo de exibição em Começar com um modo de exibição existente.
  2. Na página Configurações, digite um nome para o modo de exibição.
  3. Escolha Criar um Modo de Exibição Pessoal na seção Audiência, se não quiser que outros usuários utilizem esse modo de exibição.

Criar um modo de exibição personalizado dos itens em sua biblioteca (cont.)

  1. Na seção Filtro, escolha Mostrar itens apenas quando o seguinte for verdadeiro.
  2. Na caixa suspensa do campo, selecione a coluna que você deseja adicionar, por exemplo, Data de Conclusão.
  3. No campo seguinte, escolha uma condição como, é igual a.
  4. No campo seguinte, insira uma data futura na qual você realizará a filtragem como, por exemplo, 15/11/2014.


  1. Finalmente, na seção Pastas da página, escolha Mostrar todos os itens sem pastas. Essa opção permite procurar arquivos pelas pastas em uma biblioteca.


  1. Escolha OK. O novo modo de exibição é exibido com todos os arquivos contendo 15/11/2014 na coluna Data de Conclusão, independente da pasta em que estão arquivados.

CONTROLAR QUEM TEM ACESSO A SUA BIBLIOTECA DO SHAREPOINT

  1. Navegue até a pasta que você deseja compartilhar com seus colegas.
  2. Na guia Biblioteca da faixa de opções, escolha Configurações da Biblioteca.
  3. Na página Configurações escolha o link Permissões para esta biblioteca de documentos.
  4. Se a biblioteca herda permissões de um site pai, escolha Parar de Herdar Permissões, na guia Permissões.

  5. Clique em OK na mensagem exibida.
  6. Na caixa de diálogo Compartilhar, digite os nomes ou endereços de e-mail dos usuários que terão acesso à biblioteca.
  7. Opcional: Adicione uma mensagem curta com informações sobre a biblioteca e marque Compartilhar.
  8. Para remover permissões que existiam antes de você parar de herdar permissões, selecione esses grupos ou usuários e, em seguida, escolha Remover Permissões do Usuário.

IMPORTANTE: Certifique-se de que você possui permissões para sua própria biblioteca.

  1. Agora, apenas as pessoas adicionadas na caixa de diálogo Compartilhar têm acesso aos documentos da biblioteca.

CONSULTE TAMBÉM:


 

Sincronizar as bibliotecas do SharePoint com o seu computador utilizando o OneDrive for Business

Se você tiver o Office 2013, ou uma assinatura do Office 365 que inclua aplicativos do Office 2013, é possível sincronizar suas bibliotecas do OneDrive for Business e outras bibliotecas do SharePoint com o seu computador. Então, será possível trabalhar com seus arquivos de biblioteca diretamente em seu sistema de arquivos, além de ter acesso a seus arquivos quando você estiver offline.

 

 

Sincronizar sua biblioteca do OneDrive for Business

  1. Acesse sua biblioteca do OneDrive for Business.
  2. Selecione Sincronizar.

  3. No assistente do OneDrive for Business, clique em Sincronizar Agora.
  4. Clique em Mostrar Meus Arquivos para acessar a pasta de bibliotecas sincronizadas.

Sincronizar uma biblioteca do site de equipe

Acesse a biblioteca do site de equipe que você deseja sincronizar e, em seguida, siga as etapas 2-4 descritas abaixo.

Encontrar as bibliotecas sincronizadas em seu sistema de arquivos

  1. Abra o Explorador de Arquivos.
  2. Procure em favoritos.

Sua pasta de bibliotecas do OneDrive for Business está localizada em Favoritos como OneDrive for Business ou OneDrive @Organização:


As pastas de bibliotecas do site de equipe estão localizadas em Favoritos, na pasta do SharePoint:


Executar as atividades do SharePoint com seus arquivos sincronizados

  • Abra a pasta de bibliotecas sincronizadas em seu sistema de arquivos.
  • Clique com o botão direito do mouse em um arquivo, clique em OneDrive for Business e, depois, clique em uma opção do menu:
    • Selecione Ir para o Navegador para visualizar o arquivo selecionado no site do SharePoint em um navegador da Web.
    • Selecione Copiar link para copiar a URL do arquivo e colar o link em outro local, como em um e-mail.
    • Selecione Compartilhar… para abrir a caixa de diálogo Compartilhar no site do SharePoint e enviar um convite para compartilhar o arquivo com outra pessoa.

Gerenciar bibliotecas sincronizadas do SharePoint

  1. Clique no ícone do OneDrive for Business na barra de tarefas do Windows.

  2. Selecione a opção de menu desejada.

CONSULTE TAMBÉM:

INTRODUÇÃO A BIBLIOTECAS DE DOCMENTOS SHAREPOINT

 

 

Uma biblioteca de documentos é um local no site do SharePoint onde você pode compartilhar arquivos, como documentos do Word e planilhas do Excel, com outras pessoas.

 

COMO ENCONTRAR UMA BIBLIOTECA DE DOCUMENTOS?

  1. Se o seu departamento tem um site de equipe, procure por Documentos Compartilhados, ou algo parecido, que geralmente ficam do lado esquerdo.
  2. Clique no nome da biblioteca para abri-la.


COMO CRIAR UMA BIBLIOTECA?

  1. No menu Configurações, clique em Adicionar um aplicativo.

  2. Clique na biblioteca que deseja adicionar, neste caso a Biblioteca de Documentos.


  1. Nomeie a biblioteca e depois clique em Criar.

ADICIONAR ARQUIVOS À BIBLIOTECA

  1. Há diversas maneiras de adicionar arquivos à biblioteca, mas a maneira mais rápida é clicando no link novo documento.


  1. Você também pode adicionar mais de um documento de uma só vez e até arrastar arquivos a partir do Windows Explorer.


RENOMEAR ARQUIVOS DE UMA BIBLIOTECA

  1. Clique nas elipses que ficam ao lado do arquivo que você quer renomear e depois clique nas elipses do texto explicativo.
  2. Clique em Editar
    Propriedades.
  3. Renomeie o arquivo no campo Nome e clique em Salvar.


 

EXCLUIR ARQUIVOS DE UMA BIBLIOTECA

  1. Clique nas elipses que ficam ao lado do arquivo que você quer excluir e depois clique nas elipses do texto explicativo.
  2. Clique em Excluir.

  3. Clique em OK para confirmar o envio do arquivo para a Lixeira.


CONTROLE DE VERSÕES, ALERTAS OU CO-AUTORIA

As bibliotecas têm outros recursos que ajudam você a ser mais produtivo, como:

 

  • O Controle de Versão permite controlar as versões dos arquivos, de modo que você possa visualizar o histórico de alterações e restaurar uma versão antiga, caso você cometa algum erro.
  • Os Alertas permitem que você saiba, por email ou texto, se um arquivo foi alterado. É possível configurar um alerta para apenas um arquivo ou para toda a biblioteca, e controlar o número de vezes a receber o alerta.
  • A Co-autoria permite que você e outros co-autores de um mesmo trabalho editem o arquivo ao mesmo tempo em alguns programas do Office, como o Word, PowerPoint e Excel.

     

     

     

     

     

     

     

 

VEJA TAMBÉM:

  • Introdução a bibliotecas
    http://office.microsoft.com/pt-br/sharepoint-server-help/introduction-to-libraries-HA102771924.aspx?CTT=1

  • Adicionar ou excluir arquivos de uma biblioteca
    http://office.microsoft.com/pt-br/sharepoint-server-help/add-or-delete-files-in-a-library-HA102803549.aspx?CTT=3
  • Habilitar ou configurar o controle de versões de uma lista ou biblioteca

    http://office.microsoft.com/pt-br/sharepoint-server-help/enable-and-configure-versioning-for-a-list-or-library-HA102772148.aspx?CTT=3

  • Criar um alerta

    Criar e gerenciar um blog do SharePoint

    Você pode criar um blog do SharePoint para compartilhar rapidamente ideias e informações de maneira informal.

    COMO POSSO CRIAR UM BLOG?

    1. Abra o seu site do SharePoint.
    2. No menu Configurações
      , clique em
      conteúdos do Site.


    3. Clique em novo subsite.
    4. Digite um título, uma descrição e o URL. Em Selecionar um modelo, selecione Blog.


    5. Clique em OK.

    CRIAR UMA POSTAGEM

    1. Na página inicial do blog do SharePoint, em Ferramentas do blog, clique em Criar uma postagem.


    1. Digite um título e uma descrição opcional.
    2. Na seção Categoria, selecione o número de categorias que você deseja associar à postagem e clique em Adicionar.
    3. Digite uma data de publicação.
    4. Clique em Publicar

    ADICIONAR CATEGORIAS

    1. Na página inicial do blog do SharePoint, em Ferramentas do blog, clique em Gerenciar categorias.
    2. Clique em novo item.
    3. Digite um nome de categoria e clique em Salvar.

    INTERROMPER HERANÇA DO SITE PAI PARA UM BLOG

    1. Abra o seu blog do SharePoint.
    2. No menu Configurações
      , clique em
      Configurações do site.
    3. Em Usuários e Permissões, clique em Permissões de site.
    4. Na guia Permissões, clique em Parar de Herdar Permissões.


    5. Clique em OK.

    CRIAR PERMISSÕES EXCLUSIVAS PARA LISTAS E BIBLIOTECAS EM UM BLOG

    1. Abra o blog do SharePoint.
    2. No menu Configurações
      , clique em
      Conteúdos do Site.
    3. Clique nas reticências ao lado de Postagens e depois clique em Configurações.


    4. Na página Configurações, clique em Permissões para esta lista.


    5. Na guia Permissões, clique em Parar de Herdar Permissões.
    6. Clique em OK.
    7. Agora é possível adicionar usuários e grupos, e dar a eles permissões específicas. Para fazer isso, clique em Conceder Permissões, na faixa de opções.
    8. Digite um nome de usuário ou grupo, ou endereço de email.
    9. Clique em Mostrar Opções e, em seguida, selecione um nível de permissão na lista suspensa. Clique em Compartilhar.


    ALTERAR O LAYOUT DE UMA POSTAGEM DO BLOG

    Na página inicial do seu blog do SharePoint, em Ferramentas do blog, selecione um layout de postagem.


    CONSULTE UM:

    Microsoft anuncia o lançamento do SharePoint Server 2016

    http://www.heberlopes.com.br/Blog/Postagem/14/Microsoft-anuncia-o-lan%25C3%25A7amento-do-SharePoint-Server-2016

    Sharepoint com 1TB (Um Terabite)

    Microsoft anuncia oficialmente para o SharePoint Online:

    1TB para conjunto de sites e compra ilimitada de armazenamento

    Desde que o SharePoint Online se consolidou como serviço do Office365 foi nítida a evolução da ferramenta. Para quem acompanhou desde o início, e já tinha experiência com a versão On-Premises, pôde observar a plataforma na nuvem se estreitar cada vez mais com os ambientes que utilizam infraestrutura local.

    Entre as diferenças de funcionalidades que restaram entre um SharePoint Online e o SharePoint On-Premises, provavelmente o fato de limitar o armazenamento de um conjunto de sites em 100GB foi fator determinante, em vários casos, de optar pelo segundo.

    Desde o dia 14 de Março de 2014, isso começou a mudar. A Microsoft atualizou o limite de espaço dos conjuntos de sites para 1TB, dez vezes maior que o valor anterior, e ainda passou a permitir a compra ilimitada de armazenamento.

    É interessante pontuar que a escalabilidade é uma das grandes preocupações de corporações que possuem um volume de dados muito grande, por isso esta é uma excelente notícia para as empresas que já utilizam o Office 365 e todas as outras que procuram uma plataforma confiável para migrar seus arquivos, emails, portais, etc. para a nuvem.

    OneDrive também aumenta o limite por usuário para 1TB

    Expandindo as atualizações de limites de armazenamento, agora também é possível escalar até 1TB no OneDrive, por usuário. Para isso basta selecionar o usuário e designar uma cota para o mesmo, sendo o mínimo de 25GB e o máximo de 1TB.


    P:  Quais planos do Office 365 poderão contar com esses novos limites?

    R: Office 365 Enterprise E1, E3 e E4 e Office 365 Education A2, A3 e A4 podem se beneficiar da escalabilidade infinita de compra de armazenamento. O Office 365 for Small Businness vem pré-definido com apenas um conjunto de sites, então seu limite é de 1TB. Sendo assim, o Office 365 for Midsize Business, que conta com até 20 conjunto de sites, pode expandir para no máximo 20TB.

    P: Os assinantes do Office 365 Home Premium também recebem o benefício?

    R: Não, uma vez que esta assinatura combina apenas as aplicações do Office com Skype e o armazenamento padrão do OneDrive.

    Como alterar a língua do Sharepoint e do Outlook

    Muita gente onde estive dando um overview do Office 365 tem perguntado sobre a mudança da língua e também a mudança da língua no Outlook.

    Segue abaixo e é bem simples de mudar.

    No Sharepoint ou Onedrive é as mesmas configurações:

    Va na engrenagem clique em configurações do site.

    Va em configurações de IDIOMA.

    Altere a língua e já fica nativa.

    PARA o OUTLOOK ONLINE:

    Clique no menu do Outlook web APP.

    Clique em opções

    Clique em configurações

    Clique em regional

    O Segredo esta no FLAG em amarelo onde ele reescreve.

    O que acontece é que fica metade do Outlook fica em Portugues e metade em Inglês, exemplo, itens enviados (Sent itens), Caixa de entrada (Inbox).

    Fazendo estes procedimentos fica totalmente em Português Brasil.

    Espero ter ajudado.

    Abraços

    SharePoint 2013: Como criar uma biblioteca em um site.

    Neste artigo iremos falar um pouco da Biblioteca de documentos do Sharepoint 2013, O famoso GED (Gerenciamento Eletronico de Documento).

    O Sharepoint e o Sharepoint online têm uma característica legal pois é o conceito de acesso de qualquer lugar, ou seja, na nuvem hibrida, privada ou publica de qualquer lugar.

    A melhor parte é a parte do usuário que para ele é transparente pois você sincroniza a pasta com o Explorer da máquina, e o impacto cultural é minimizado.

    A maior mudança dentro da empresa ao migrar para nuvem não é em si a migração é a mudança cultural e a abordagem de como vai lidar com as equipes.

    Objetivo:

    O objetivo deste artigo é mostrar como criar uma biblioteca em um site do SharePoint 2013.

    Para executar a operação:

    É necessário ter direitos de acesso ao site onde será criado a biblioteca pelo menos com a permissão de Colaboração.

    O que é uma biblioteca?

    Uma biblioteca nada mais é que um local destinado a organizar as informações (arquivos, pastas, imagens) em um site. Imagine um único local onde várias pessoas de diferentes departamentos colocam seus arquivos. Então? Imaginou a confusão que isso viraria ao término de um dia de trabalho. Nesse sentido posso afirmar que quanto mais organizado estiver seus arquivos mais rápida também será a procura e a localização de determinada informação quando for necessário, acredite o quanto essa organização vai fazer a diferença.

    Exemplo:



    INICIANDO O PROCESSO.

    1 – Para criar uma biblioteca clique em: Engrenagem – “Configurações” – Configurações do Site.

    Exemplo:

    2 – Em Configurações do Site localize o grupo Administração do Site – Bibliotecas e Listas do Site.

    Exemplo:

    3 – Na opção Bibliotecas e Listas do Site clique em Criar Novo Conteúdo.

    Exemplo:

    4 – Clique sobre a opção Adicionar um novo Aplicativo.

    Exemplo:

    5 – Na sequência será possível escolher o tipo de biblioteca que você pretende criar , existem vários modelos na lista do SharePoint 2013. Podemos destacar as bibliotecas de documentos, imagens, formulários e claro as bibliotecas de páginas Wiki.

    Exemplo:

    6 – Clique sobre o nome da biblioteca desejada, neste meu exemplo utilizei a biblioteca de documentosCriar esta opção foi a escolhida porque a minha necessidade é armazenar alguns controles feitos em planilhas do Excel e arquivos do Word mas se a sua necessidade é armazenar fotos ou imagens pode se também utilizar as bibliotecas de imagens e outros modelos informados anteriormente.

    Exemplo:

    7 – Observe que assim que a biblioteca for criada seu nome é exibido de forma automática no início rápido do site.Se você voltar também no mesmo local onde é feita a criação da biblioteca poderá notar também que existe uma nova biblioteca testea recentemente criada.

    Exemplo:

    Desta forma o local que você precisava incluir os documentos para organizar seus arquivos em pastas está pronto para ser utilizado.

    Após a criação para o lado do usuário acesse o portal

    Depois de acessar o portal clique em Sites


    Veja que está padrão com a pastas acima, comparando com um servidor de arquivos seria a pasta pública onde todos têm acesso e a pasta do departamento.

    Ao acessar a pasta de departamentos ou Site de equipe ele trará uma pagina inicial.

    Clicando em documentos ele tem um sincronismo com sua maquina local no explorer

    Se você clicar em sincronizar ele criara uma pasta de sincronismo com seu explorer.

    Para o sincronismo instale o Onedrive for businness.

    http://support.microsoft.com/kb/2903984

    https://c2rsetup.officeapps.live.com/c2r/download.aspx?ProductreleaseID=GrooveRetail&language=pt-br&platform=x64&token=3V9N8-W93CC-FQPB8-Y9WVF-TVGJ3&TaxRegion=PR&Source=OLSFCRequest&version=O15GA

    Depois de sincronizar o documento você pode utilizar ele da sua máquina para a nuvem sem perceber que está na nuvem.

    Caso a internet esteja fora do ar não se preocupe, ele fara o armazenamento de forma off-line e depois que a internet voltar ele fará o sincronismo dos arquivos.

    Assim, fácil fácil.